Fraud durch den Mitarbeiter

Der Geschäftsführer einer GmbH teilte uns seine Befürchtung mit, dass Geld von den Konten veruntreut werde. Er vertraue zwar seinem Finanzteam, würde uns jedoch gerne als externe Prüfer unter dem Deckmantel der „Optimierung von Zahlungsströmen“ einsetzen und beauftragen. 

Am Anfang jeder Untersuchung von Unregelmäßigkeiten im Unternehmen ist es wichtig, den aktuellen, unveränderten Status Quo an Buchhaltungs- und Zahlungsdaten zu erhalten. Damit wird so früh wie möglich ein Abbild der Daten gemacht und eine umfassende Bestandaufnahme ermöglicht. Mit einem zugezogenen Datenanalysten kontrollierten wir die Buchungen und Daten auf Auffälligkeiten. Auch wurden parallel die Segregation of Duties (Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten) gesichtet. Es konnte schnell klargestellt werden, dass in einem Payroll-Prozess (Gehaltsabrechnung) eine Mitarbeiterin die Systemrechte hatte, neue Mitarbeiter anzulegen und für diese Mitarbeiter auch Zahlungen freizugeben.

Wir konnten ermitteln, dass mehrere angelegte Mitarbeiter das Gehalt auf ein und dasselbe Konto überwiesen bekamen. Dabei handelte es sich um sogenannte Ghost Employees, also Mitarbeiter, die es nur auf Papier gab, um Gehaltszahlungen auf das eigene Konto auszulösen. 

Der Vorfall wurde mit der Geschäftsleitung besprochen und die Arbeitnehmerin zeigte sich anschließend auch geständig. Im nächsten Schritt wurde der Mandant arbeits- und strafrechtlich zu den Vorgängen beraten und weiter begleitet. 

Abschließend wurden gemeinsam mit dem Mandanten die Prozesse neu aufgesetzt, um das Risiko solcher Vorfälle in Zukunft möglichst gering zu halten.